Qu'est-ce que l'Event Management ?
Le Management, ou organisation d'événements, est le développement à grande échelle d'événements tels que festivals, conférences, cérémonies, fêtes privées, congrès ou réunions. Cela peut sembler simple, mais ce n'est pas le cas. Un bon gestionnaire d'événements possède des compétences allant de la logistique à la communication, de la conception à la rédaction de textes en passant par le marketing proprement dit. Il est la personne qui coordonne la planification d'un événement dans toutes ses phases et est responsable des aspects techniques, créatifs et audiovisuels. Bref, tout un truc à faire !
Ce n'est pas pour rien, selon les Américains, que le chiffre de l'Event Manager se situe au cinquième rang des métiers les plus stressants de 2015, juste après le soldat, le pompier, le pilote d'avion et l'officier de police.
La raison ? Des délais serrés, des imprévus, la pression des clients et beaucoup, beaucoup de concurrence.
Mais il y a aussi un aspect plus que positif : la profession prend une grande importance, comme en témoignent les nombreux cours dédiés aux organisateurs d'événements, mais pas seulement, il existe de véritables masters et diplômes en gestion d'événements, conçus dans le but de produire les meilleurs planificateurs d'événements, prêts à s'imposer sur le marché du travail, notamment des réunions, conventions et ateliers. Avoir un agent de sécurité peut ainsi être utile ! Si vous voulez en savoir plus sur les types de cours pour devenir un gestionnaire d'événements, jetez un coup d'œil à cet article qui explique comment devenir un organisateur d'événements.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire d'événements parfait doit avoir ?
La profession de gestionnaire d'événements exige des gens flexibles qui possèdent de solides compétences en relations interpersonnelles. Mais ce n'est pas tout ! Ils doivent aussi être un peu psychologiques, un peu vendeurs, un peu experts en relations humaines et un peu super-héros.
Budgétiser, planifier, obtenir des autorisations, coordonner le transport et le stationnement, gérer les haut-parleurs et les appareils audiovisuels, préparer les éléments décoratifs, choisir la restauration, coordonner avec les fournisseurs, ne sont que quelques-unes des activités qui composent le métier d'Event Manager.
Mais quelles sont les qualités de caractère ou plutôt, les caractéristiques personnelles que vous devriez avoir pour devenir un excellent organisateur d'événements ? Que ce soit pour une soirée Massage tantra ou un salon de la voyance il faut être méticuleux !
Si vous êtes une personne timide et que les relations avec les gens ne font pas partie des choses que vous devriez faire, la gestion d'événements n'est PAS pour vous.
Les compétences relationnelles et de communication sont deux éléments qui ne peuvent pas manquer dans un organisateur d'événements parfait.
Si vous perdez rapidement votre patience et ne pouvez pas rester calme dans des situations complexes ou stressantes, je vous suggère d'envisager d'autres types d'activités.
Savoir faire face aux imprévus
L'inattendu peut se produire dans n'importe quelle situation. Ils se cachent au coin de la rue, et quand vous vous y attendez le moins, ils sautent du coin et apparaissent devant vous, devenant un bel obstacle au milieu de votre route.
Si vous voulez continuer, vous devez l'esquiver, et en tout cas le surmonter, parce que tout ne va pas toujours comme vous le voulez, même si vous pensiez avoir tout planifié jusqu'au bout.
Des événements imprévus se produisent, et ils bouleversent tout. Voulez-vous savoir quelles sont les éventualités les plus courantes même dans un restaurant genevois ?
Des présentations qui ne démarrent pas, des microphones qui ne fonctionnent pas à cause de problèmes audio, des haut-parleurs ou des fournisseurs de restauration qui, au dernier moment, vous font passer un mauvais moment, du mauvais temps, etc.
Bref, vous ne deviendrez un vrai super-héros que lorsque toutes ces surprises cesseront de vous surprendre.
Rester dans les coulisses
L'organisation d'un événement ne signifie pas être le protagoniste, bien au contraire ! Un bon Event Manager doit savoir comment rester caché dans l'ombre et surveiller, ou plutôt tirer les ficelles de l'événement, comme un bon marionnettiste.
Vous n'avez pas besoin de le voir, mais vous devez faire beaucoup de travail pour que le spectacle soit vraiment parfait. Il doit s'assurer que tout fonctionne, que tout se passe comme prévu, et si quelque chose ne fonctionne pas, il doit avoir un plan de secours à portée de main.
Pouvoir mieux gérer son temps
Si vous êtes un retardataire, ou une personne qui fait souvent et volontairement tout à la dernière minute, je suis désolé de vous décevoir, mais l'Event Management n'est pas pour vous. Le temps de préparation d'un événement peut être très long et durer plusieurs mois, voire plus d'un an, car il y a beaucoup de choses à préparer, donc il est indispensable de savoir comment gérer le temps qui reste.
Quand un organisateur d'événement pense qu'il est en avance, il est à l'heure, et quand il pense qu'il est à jour avec l'horaire, il est déjà en retard.
Il est important de savoir aller droit au but, c'est-à-dire choisir le chemin le plus court entre deux points.